Đính kèm như bình thường
Sử dụng add-in SecureMail trong Gmail hoặc Outlook và đính kèm file giống như đội ngũ của bạn vẫn làm.
Trang chủ / SecureMail
Bảo mật file đính kèm email với IRMGửi File An Toàn Qua Email
Bảo vệ file mật khi gửi qua Gmail hoặc Microsoft Outlook. 689Cloud SecureMail thay thế file đính kèm email rủi ro bằng liên kết bảo mật, để chỉ người nhận được ủy quyền mới có thể truy cập tài liệu của bạn.
Theo dõi hoạt động file, đặt quyền truy cập, thêm thời hạn và thu hồi quyền kể cả sau khi đã gửi.
Bảo mật file đính kèm email cho hồ sơ tài chính, hợp đồng pháp lý, kế hoạch kinh doanh, hồ sơ y tế và các tài liệu mật khác.
IRM là yếu tố khác biệt
Liên kết bảo mật
Thay thế file đính kèm thông thường
Thay thế file đính kèm thông thường
File được bảo vệ IRM
Bảo vệ tài liệu PDF và Office
Bảo vệ tài liệu PDF và Office
Xác thực đa lớp (MFA)
Xác minh người nhận trước khi truy cập
Xác minh người nhận trước khi truy cập
Thu hồi quyền từ xa
Lấy lại quyền truy cập sau khi đã gửi
Lấy lại quyền truy cập sau khi đã gửi
bảo mật file đính kèmgửi file an toàn qua emailliên kết bảo mậtIRM
Gmail & Outlook
Bảo Mật File Đính Kèm Trực Tiếp Từ Gmail và Outlook
Email vẫn là cách dễ nhất để gửi file kinh doanh, nhưng file đính kèm thông thường rất khó kiểm soát sau khi đã rời khỏi hộp thư đi của bạn.
Khi một file đính kèm thông thường được gửi, nó có thể bị chuyển tiếp, tải xuống, sao chép hoặc chia sẻ lại mà bạn không hay biết và không thể kiểm soát. SecureMail giảm thiểu rủi ro này bằng cách thay thế file đính kèm bằng liên kết bảo mật đến các file được mã hóa và bảo vệ IRM trên cloud. Liên kết này chỉ có thể được truy cập bởi người nhận được ủy quyền, đã xác thực qua xác thực đa lớp.
Với SecureMail, bạn có thể gửi file an toàn qua email mà vẫn giữ quyền kiểm soát ai có thể truy cập, làm gì với file, và file còn hiệu lực trong bao lâu — tất cả trong khi vẫn giữ nguyên quy trình gửi email đơn giản như cũ.
Lợi ích nổi bật
- Gửi file an toàn dễ dàng từ Gmail hoặc Microsoft Outlook
- Thay thế file đính kèm bằng liên kết bảo mật
- Áp dụng bảo vệ IRM cho các định dạng file được hỗ trợ
- Chỉ người nhận được chỉ định mới truy cập được file
- Lựa chọn chỉ xem trực tuyến hoặc cho phép tải xuống
- Theo dõi lượt xem, tải xuống và mở file cục bộ
- Thu hồi quyền truy cập sau khi đã gửi
- Thêm thời hạn và watermark động
- Gửi file dung lượng lớn lên đến 1GB
Liên Kết Bảo Mật Cho File Đính Kèm
Thay vì gửi file gốc dưới dạng đính kèm thông thường, SecureMail tải file lên một cách an toàn và chèn liên kết bảo mật vào nội dung email. Người nhận xác thực trước khi truy cập file, và bạn có thể theo dõi hoạt động, đặt thời hạn và thu hồi quyền sau khi gửi.
Gửi liên kết bảo mật
SecureMail mã hóa file, tải lên an toàn, và chèn liên kết bảo mật vào nội dung email.
Giữ quyền kiểm soát
Người nhận xác thực trước khi truy cập. Bạn có thể theo dõi hoạt động, đặt thời hạn và thu hồi quyền sau này.
Quản Lý Quyền Thông Tin
Không Chỉ Là Liên Kết Bảo Mật: IRM Cho File Đã Chia Sẻ
Yếu tố khác biệt cốt lõi của SecureMail là Quản lý Quyền Thông tin (IRM). Đối với các định dạng file được hỗ trợ, bảo vệ có thể đi kèm với file sau khi gửi — giúp bạn kiểm soát truy cập, theo dõi sử dụng, hạn chế sao chép hoặc in ấn, áp dụng watermark, và thu hồi quyền truy cập kể cả sau khi file đã được tải xuống.
Kiểm soát truy cập
Ủy quyền cho người nhận cụ thể thay vì phụ thuộc vào quy tắc chuyển tiếp email.
Theo dõi sử dụng
Theo dõi lượt xem trực tuyến, tải xuống và mở file cục bộ.
Chính sách kiểm soát
Đặt chính sách chỉ xem, tải xuống, in, thời hạn và watermark.
Thu hồi từ xa
Ngừng truy cập sau này, kể cả với file được bảo vệ đã tải xuống.
File dung lượng lớn
Gửi File Lớn An Toàn Qua Email
SecureMail cho phép bạn gửi file dung lượng lớn an toàn qua email bằng liên kết bảo mật thay vì file đính kèm cồng kềnh. Người nhận nhận được liên kết an toàn, trong khi bạn vẫn giữ quyền kiểm soát truy cập file.
- Bài thuyết trình dung lượng lớn
- File video
- File hình ảnh y tế, bao gồm DICOM (nếu được hỗ trợ)
- Bộ hồ sơ tài chính
- Bộ tài liệu pháp lý
- Tài liệu kỹ thuật
Duy Trì Kiểm Soát Sau Khi Gửi Email
File đính kèm thông thường rất khó quản lý sau khi đã gửi. SecureMail cho bạn quyền kiểm soát file mật ngay cả sau khi gửi.
Chỉ Người Nhận Được Truy Cập
Chỉ những email người nhận được chỉ định mới có thể truy cập file của bạn.
Chế Độ Chỉ Xem
Cho phép người nhận xem file an toàn trong trình duyệt mà không cần tải xuống.
Kiểm Soát Tải Xuống
Lựa chọn cho phép hoặc không cho phép người nhận tải file được bảo vệ.
Theo Dõi Hoạt Động
Theo dõi lượt xem trực tuyến, tải xuống và mở file cục bộ.
Thu Hồi Từ Xa
Thu hồi quyền truy cập bất cứ lúc nào, kể cả sau khi file đã được tải xuống.
Đặt Thời Hạn
Đặt thời hạn để file tự động không thể truy cập sau một ngày nhất định.
Watermark Động
Hiển thị email và thời gian truy cập của người xem để ngăn rò rỉ.
Chống In & Sao Chép
Hạn chế in, sao chép và chụp màn hình cho các định dạng file được hỗ trợ.
Quy trình đơn giản
SecureMail Hoạt Động Như Thế Nào
SecureMail giữ nguyên quy trình email quen thuộc trong khi bổ sung liên kết bảo mật, bảo vệ IRM, xác thực người nhận, theo dõi và thu hồi quyền.
1
Cài Đặt SecureMail
Cài đặt add-in SecureMail cho Gmail hoặc Microsoft Outlook (miễn phí).
2
Đính Kèm Như Bình Thường
Nhấp vào biểu tượng SecureMail và chọn file bạn muốn gửi, giống như thêm file đính kèm thông thường.
3
Đặt Quyền Bảo Mật
Chọn người nhận có thể xem trực tuyến, tải xuống, in, hoặc truy cập file sau một ngày nhất định.
4
Mã Hóa Tự Động
SecureMail mã hóa file, tải lên an toàn và chèn liên kết bảo mật vào email.
5
Người Nhận Xác Thực
Người nhận mở liên kết và xác minh danh tính qua email và mã PIN một lần (OTP) trước khi truy cập file.
6
Theo Dõi & Thu Hồi
Sử dụng bảng điều khiển SecureMail để xem ai đã truy cập file, ngừng truy cập hoặc thu hồi file đã tải xuống.
📜 Luật số 91/2025/QH15
Sẵn Sàng Cho Luật Bảo Vệ Dữ Liệu Cá Nhân 2025
Luật Bảo vệ Dữ liệu Cá nhân có hiệu lực từ 01/01/2026 yêu cầu mã hóa, kiểm soát truy cập, ghi nhật ký hoạt động khi xử lý dữ liệu cá nhân — kể cả khi gửi qua email. SecureMail mã hóa file đính kèm, ghi lại mọi lượt truy cập, và cho phép thu hồi quyền — giúp doanh nghiệp đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật của luật.
Chia Sẻ File An Toàn Cho Tài Liệu Kinh Doanh Mật
SecureMail được thiết kế cho các tổ chức cần chia sẻ file an toàn mà không buộc nhân viên phải thay đổi cách họ giao tiếp.
Đặc biệt hữu ích cho các đội ngũ thường xuyên gửi tài liệu mật đến khách hàng, đối tác, nhà cung cấp, bệnh nhân, nhân viên hoặc cố vấn bên ngoài.
Pháp Lý & Tư Vấn
Gửi hợp đồng, hồ sơ vụ án, tài liệu thẩm định, hồ sơ khách hàng và sản phẩm công việc mật.
Tài Chính & Kế Toán
Gửi hồ sơ thuế, sao kê, bảng tính, báo cáo, hóa đơn và hồ sơ tài chính an toàn.
Y Tế & Giao Tiếp Y Khoa
Gửi báo cáo y tế, hồ sơ bệnh án, file giới thiệu chuyển khoa và tài liệu liên quan đến y tế với kiểm soát truy cập mạnh hơn.
Sản Xuất & Kỹ Thuật
Gửi thông số kỹ thuật, tài liệu kỹ thuật, thông tin sản phẩm, hướng dẫn và file thiết kế.
Nhân Sự & Lãnh Đạo
Gửi hồ sơ nhân viên, file lương thưởng, tài liệu hội đồng quản trị, chính sách và tài liệu nội bộ mật.
Chia Sẻ Tài Liệu An Toàn
Sử dụng SecureMail như một phần trong chiến lược chia sẻ tài liệu an toàn tổng thể cho file kinh doanh nhạy cảm.
SecureMail So Với File Đính Kèm Email Thông Thường
SecureMail bổ sung liên kết bảo mật, xác thực đa lớp, IRM, theo dõi, thời hạn và thu hồi quyền vào quy trình email.
| Khả năng | File Đính Kèm Email Thông Thường | 689Cloud SecureMail |
|---|---|---|
| Gửi file qua email | Có | Có |
| Thay thế file đính kèm bằng liên kết bảo mật | Không | Có |
| Chỉ người nhận được chỉ định truy cập | Không | Có |
| Tùy chọn chỉ xem | Không | Có |
| Theo dõi lượt xem và tải xuống | Không | Có |
| Thu hồi quyền sau khi gửi | Không | Có |
| Thu hồi file đã tải xuống | Không | Có (cho file được bảo vệ) |
| Đặt thời hạn cho file | Không | Có |
| Watermark động | Không | Có |
| Gửi file lớn qua email | Hạn chế (~25MB) | Lên đến 1GB |
| Bảo vệ IRM | Không | Có |
Hỗ trợ định dạng
Các Định Dạng File Được Hỗ Trợ
Định dạng có bảo vệ IRM
- Microsoft Word
- Microsoft Excel
- Microsoft PowerPoint
Định dạng được hỗ trợ thêm
- Hình ảnh
- Video
- File nén
- File y tế (bao gồm DICOM nếu hỗ trợ)
IRM mạnh nhất cho các định dạng tài liệu được hỗ trợ. Các định dạng khác có thể chia sẻ an toàn qua liên kết, với mức độ bảo vệ phụ thuộc vào định dạng và cài đặt.
Câu Hỏi Thường Gặp Về SecureMail
Cách an toàn nhất để gửi file qua email là gì?
Cách an toàn nhất là tránh gửi file gốc dưới dạng file đính kèm thông thường. SecureMail thay thế file đính kèm bằng liên kết bảo mật, xác minh người nhận, và cho phép bạn theo dõi, đặt thời hạn hoặc thu hồi quyền truy cập sau khi gửi.
Làm sao để gửi file an toàn qua email?
Cài đặt SecureMail cho Gmail hoặc Outlook, đính kèm file qua SecureMail, đặt quyền, và gửi email. SecureMail mã hóa file và chèn liên kết bảo mật để chỉ người nhận được ủy quyền mới có thể truy cập.
Làm sao để gửi tài liệu mật qua email?
Sử dụng SecureMail để bảo vệ tài liệu với quyền chỉ người nhận, mã hóa, IRM, quyền xem/tải, thời hạn, theo dõi và thu hồi từ xa.
Có thể thay thế PPAP bằng SecureMail không?
Có. SecureMail là giải pháp thay thế PPAP hiện đại — không cần gửi mật khẩu riêng, không cần file ZIP có mật khẩu. Liên kết bảo mật cùng xác thực OTP và IRM mạnh hơn nhiều so với mật khẩu ZIP.
Người nhận có thể chuyển tiếp email không?
Có thể chuyển tiếp email, nhưng người được chuyển tiếp không thể truy cập file được bảo vệ trừ khi người gửi cấp quyền cho họ.
Tôi có thể thu hồi file sau khi đã gửi không?
Có. SecureMail cho phép người gửi thu hồi quyền truy cập thông qua bảng điều khiển SecureMail bất cứ lúc nào, kể cả với file đã được tải xuống.
Có thể gửi file dung lượng lớn qua email không?
Có. SecureMail hỗ trợ gửi file lớn lên đến 1GB — vượt xa giới hạn 25MB của file đính kèm Gmail thông thường.
Người nhận có cần cài đặt phần mềm không?
Không. Người nhận chỉ cần xác thực qua email và OTP, sau đó xem file trong trình duyệt. File PDF được bảo vệ có thể mở bằng Adobe Acrobat Reader nếu được tải xuống.
Tôi có thể theo dõi xem ai đã mở file của tôi không?
Có. SecureMail theo dõi hoạt động file, bao gồm lượt xem trực tuyến, tải xuống và mở file cục bộ.
SecureMail hỗ trợ những định dạng file nào?
SecureMail hỗ trợ các định dạng file kinh doanh phổ biến: PDF, Word, Excel, PowerPoint, hình ảnh, video, file nén và các file kinh doanh dung lượng lớn khác. File y tế (bao gồm DICOM) được hỗ trợ nếu khả dụng.
Gửi File An Toàn Qua Email Ngay Hôm Nay
Bảo vệ tài liệu mật mà không thay đổi cách đội ngũ của bạn làm việc. SecureMail giúp bạn thay thế file đính kèm rủi ro bằng liên kết bảo mật, theo dõi hoạt động file, đặt thời hạn và thu hồi quyền sau khi gửi.
